残業しないで定時退社するために取り組んでいるコツ9選

サラリーマンの僕は基本的に残業しないで定時退社します。

月の平均残業時間は多くて2時間程度ですし、全くゼロの月もザラにあります。

そこで今回は、僕が実際に定時退社するために心がけているコツをお話しますね。

重要なポイントは『残業しないとを決めていること』です。

絶対に残業しないと心に決めているか?

この記事を読んでいるということは、少なくともあなたは残業時間を減らしたりノー残業に関心があるということですよね。

でもそんなあなたは果たして『残業しない』と本気で決めているでしょうか

「残業したくないなぁ」じゃありません。残業しないと心に決め、断固たる決意のもとで朝から仕事に取り組んでいますか?

この後いくつかコツを紹介しますが、基本的にこの心構えがないと何をやってもうまくいきませんので注意が必要です。

それでは具体的な内容を見ていきましょう。

コツ1:1日の流れをイメージしておく

朝はメールチェックから始まり、会議をやって来客対応して資料を作る。こんな風に1日の流れを頭の中でイメージしておきます。

その日のうちにやるべきことをリスト化し、目の届くところに置き、完了したらチェックを入れます。

ものすごく基本的なことではありますが、この基本ができていない人がいかに多いことか。

仕事前に流れを整理するだけでも仕事の進み具合が格段に変わるので、ぜひ取り入れてみて下さい。

コツ2:朝の始動を早くする

例えば始業時間が朝9時であれば、8時30分から仕事を開始します。

朝の時間帯は人が少ないので自分の仕事に集中できますし、頭もスッキリしているので効率的。

僕は朝活後に勤務をスタートしますが、朝活中にしっかり脳が目覚めるため、出社と同時にトップスピードで仕事ができるわけです。

残業しないためには朝時間の使い方が肝になります。

コツ3:仕事量を見積もる

1日のタスクを並べ、どれに何分かかるかザッと見積もります。

あとで紹介しますが、僕は時間のかからないかんたんな仕事を先にやり、残った時間で大物に取り掛かります。

締め切りから逆算していつまでに何をどれだけ終わらせないといけないか、仕事量を見積もることで適切な時間配分が可能になりますね。

コツ4:仕事を午前中に詰め込む

頭を使う複雑な仕事を午前中に集中させ、比較的ラクな事務作業は午後にまわします。

厚労省が2014年に出しているデータによると、人の集中力が続くのは起床から12時間~13時間が限界だそう。

人間が十分に覚醒して作業を行うことが可能なのは起床後12時間〜13時間が限界であり、起床後15時間以上で酒気帯び運転と同じ程度の作業能率まで低下することが示されている。

(PDF)健康づくりのための睡眠指針2014(厚生労働省)

でも個人的な実感としては午後は眠たいですし、高い集中力で仕事ができるのはやっぱり午前中かなと思います。

少しでも多く仕事を処理するため、午前中に詰め込みましょう。

コツ5:かんたんな仕事から手をつける

僕は基本的に目の前のかんたんな仕事からどんどん処理します。

5分で終わる仕事を後回しにしたがために忘れてしまうなど目も当てられませんので、それなら先に終わらせてしまおうというものです。

雑多な業務を完了し、腰を据えてさぁ本丸を攻めようかとしたほうがじっくり向き合えるんですよね。

それに、仕事の大小に関わらず『完了した』という成功体験を積み重ねることでやる気アップにもつながってます。

コツ6:明日できることは明日やる

その日のうちに終わらなさそうな仕事は翌日に持ち越します。

【コツ3】で仕事を見積もっているので時間がかかりそうな仕事は午前中から取り組んでいますし、よほど重要度の高い仕事でない限りその日のうちに終えなければいけない理由はありません。

【コツ4】で見たように、時間が遅くなればなるほど効率は低下するので、無理に残業しないで切り上げ、翌朝から取り掛かった方が何倍もマシです。

コツ7:周りの目を気にしない

定時で帰ろうとすると周囲の目が気になるかもしれませんが、そこはグッと堪えて勇気を出して席を離れましょう。

あなたは時間内にきっちり仕事を終えているわけですから引け目を感じる必要など全くなく、堂々としていればいいんです!

・・・というのは頭で理解していても、すっかり定時退社が習慣付いた僕でさえ、たまに周囲の目が気になることは正直あるんです。

周囲からは自分のことを定時退社マンと認識してもらっているようなんですが、でもやっぱり少なからず申し訳無さも感じるわけですよ。

が、それを理由に事務所に居座ることはなく、気持ちを押し殺して席を後にしています。なぜなら自分は定時退社すると決めているから

結局はこれなんですよね。決めているからこそ、マイナスの感情があったとしてもやるべきことをしっかりやる。これが残業しないコツです。

強い心を持ちましょう。引け目は感じていいですが、足を止めることは避けましょう。

次からはテクニック的なコツの紹介です。

コツ8:面倒くさそうなメールは退社間際に送る

『このメール送ったら後で何か聞かれそうだなぁ』という面倒くさそうなものは、退社間際に送ります。

送ってすぐパソコンを閉じ、すぐ退社する。

緊急性のある内容でない限り、その対応は翌日以降にまわしましょう。

コツ9:徹底的に効率化する

業務における作業の効率化を追求しましょう。

効率化のコツは長い目・広い視野で捉えることです。

作業1つあたりの効率化影響が小さくても、それが1週間つづいたら?1ヶ月つづいたら?という長期的な視野で考えましょう。

こういう小さい効率化の積み重ねが大きな成果につながるので、1分の効率化であっても無駄にはできないのです。

便利なフリーソフトを使う

効率化のためにはソフトが欠かせません。

会社PCへのインストールは抵抗があるかもしれませんが、環境が許されるなら導入して絶対に損はない無料ソフトを3つ紹介します(Win版の紹介ですが、Mac向けの代替アプリも文中で紹介しています)。

  1. Clibor(スニペットツール)
  2. Listary(検索ツール)
  3. Keyswap(キー配列変更)

1つずつ簡単に紹介しますね。

まず『Clibor(クリボー)』はスニペットツールです。

あらかじめ登録しておいた単語や文章を瞬間的に呼び出すツールで、例えば取引先の住所や電話番号、頻繁につかうけどいちいち覚えておくのが大変な数字の羅列などを貼り付けることができます。

辞書登録で単語や文章を呼び出す人がいますが、あれよりもお手軽ですし、何よりも一覧でズラリと並べて見ることができるので、記憶する数が増えるほどCliborの強さが発揮されます。

Mac使いの人は『ClipMenu』がこれに該当します。

続いてのツールは『Listary(リスタリー)』という検索ツールです。

ショートカットコマンドで検索ウィンドウを呼び出し、プログラムやファイルの名称を入力すると一発でそれを実行/展開することができます。

いちいちフォルダを移動する手間が省けるため、必要なデータに瞬時にアクセスが可能です。

これはMacに標準で備わっている『Command+Spaceバー』が同じ機能ですね。

ただ、Listaryは個人的にクセのあるソフトだと思っていて、社内共有フォルダ内のデータ名称を検索してもヒットしないことがたまにあるんです。(PCローカルのデータならほぼ問題なくヒットする)

そういう時はちょっと手間ですが、目的のデータのショートカットを作成してローカルに置いておきます。するとListaryでショートカットの名称がヒットすることがあるので、それを上手に利用しましょう。

最後は『KeySwap』。これはキーの配列を自由に変更可能なフリーソフトです。

使用頻度の低い かな/カナ キーをAltに割り当てたり、頻繁に使うCtrlキーを左手親指のポジションに持ってきたり、自分の打ち方のクセに合わせてキーの配列をアレンジしましょう。

僕のプライベートPCはMacbook Proで、キーボードはUS配列です。

その仕様に近づけるため、会社PC(日本語配列)はSpaceバーの左隣のAltをCtrlに変更して使っています。

これでUSキーボードに近い感覚でタイピングできるので重宝しています。

Macだと『Karabiner』が有名所ですね。

キーボードにこだわる

使いやすいキーボードを自費で導入しましょう。

個人的におすすめなのが、ThinkPadトラックポイントキーボード(外付け)です。

これは有線接続タイプ

打鍵感が心地いいだけでなく、真ん中の赤ポチ(トラックポイント)がミソです。

これのおかげでマウスは必要ないし、キーボードから手を離すことなくPC操作ができるんですよ。

赤ポチの操作に慣れると超絶に効率化につながりますので、ぜひ使ってみて下さい。

このキーボードのレビューと、僕が会社で実際にどんなスタイルでPC操作をしているか紹介した記事も併せて御覧ください。

定期的に机の整理をする

デスク周りや引き出しを定期的に整理しましょう。

無駄なものは処分し、必要な資料がすぐ見つかるよう整頓しておけば無駄な時間をカットできます。

作業スペースも広々するので、仕事中も心理的に安心できますね。

ショートカットを駆使する

キーボードのショートカットコマンドを使ってPC操作できるよう少しずつ慣れていくことをおすすめします。

Ctrl+C(コピー)、Ctrl+V(貼り付け)、Ctrl+X(切り取り)のような代表的なものは当然として、Win+D(デスクトップ表示)、Ctrl+W(ウィンドウ閉じる)、Ctrl+L(検索ウィンドウにジャンプ)みたいなものもおすすめです。

これは一気に覚えるのは難しいので、仕事をやりながら1つずつ頭に入れましょう。

大切なのは『この作業、ショートカットでできないかな?』と常に効率化を意識することです。

気になるものはネットで検索すると紹介されていることが多いので、メモして積極的に使っていきましょう。

電卓をブラインドタッチで利き手と逆の手で使えるようにする

仕事で電卓を使う時は利き手と逆の手でブラインドタッチで操作します。

こうすることで、片手で電卓を叩きながら同時に利き手ではペンで物を書いたりPC操作が可能になるんです。

上で説明したThinkpadトラックポイントキーボードを利き手で操作する時もいいですね。

実はこの技術、簿記を独学で取得した時の参考書におすすめテクニックとして紹介されていました。

もちろん最初は慣れませんが、続けていると覚えてくるんですよね。

ぜひ習得しましょう。

名刺を電子化して高速検索できるようにする

手持ちの名刺を検索しやすいように電子化します。

コツは高速検索できるようにすることです。ポイントは次のとおり。

  • 1人1エクセル
  • Listaryと併用する(上で紹介した検索ツール)

スキャンした名刺の画像データをエクセルに貼り付け、エクセルのタイトルを名前と会社名にします。

これを人数分つくります。100人だったら100のエクセルが出来上がります。

この名刺管理システムが完成すると、探したい人の名前をListaryで検索して瞬時にアクセスでき、いちいち紙の名刺ファイルを開く手間を大幅カットできるわけですね。

メールで送ったりプリントアウトするのも簡単だし、いいこと尽くし。

ネックは名刺のスキャンとエクセル化する時に膨大な時間がかかること。

使用頻度の高い名刺から優先順位を付け、1日10枚処理するなど目安を決めて取り掛かるといいですね。

残業しないと決めて仕事しよう

以上が僕が実践している、残業をしないためのコツでした。

仕事が突発的に発生する職種はどうするの?というのがありますが、例えそうだとしても日頃からこれらのコツを実践しておくことで、残業時間を最小限に留めることができるのではないでしょうか。

残業をしないと心に決めているかどうか。

何度も繰り返しになりますが、この気持ちがとても大切なのです。ぜひ参考にしてみて下さい。

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ゆーすけ(守屋祐輔)

ゆーすけ(守屋祐輔)

複業サラリーマン

会社員×ブログ×デザイン×講師×投資の5つの働き方・稼ぎ方を実践する複業サラリーマンブロガー ▼経験から学んだノウハウや考え方、自分の人となりがわかる記事をお届けします ▼主力複業のサイン作成では800人以上、5,500点以上の作成実績あり。

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