ToDoリストとスケジュール帳を活用。タスクを洗い出して効率化しよう




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ゆーすけ(守屋祐輔)

ブログに加え、デザイン、カメラマン、執筆をこなす複業サラリーマン。時間を管理し、多様な働き方を取り入れるライフスタイルを提唱中。プロフィールはこちら。運営サイト:サインを作るならご署名ネット。クラシックミニ専門サイトの32miniドットコム

こんにちは、パラレルブロガーのゆーすけ()です。

今回はToDoリストとスケジュール帳をミックスさせ、毎日のタスク管理をきっちり行うための僕なりの方法を紹介します。

毎日やるべきことがたくさんあり、ToDoリストを作るだけであまり効果的に活用できてないなぁという人はぜひ参考にしてください。

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おすすめの手帳

ToDoリストとスケジュール帳を融合させて使うために個人的におすすめしたい手帳がLACONIC(ラコニック)のバーチカルレフトの手帳です。

左ページに週間スケジュールが並び、右ページが全てメモ欄という構成になっているんですが、これが使いやすい!

バーチカルレフト

一番の特徴は【バーチカルレフト】という名前からもわかるように、スケジュールが縦に並んでいること。【バーチカル(縦並び)レフト(左)】という意味です。

おすすめの手帳

このように縦並びになっていると書き込みしやすいんです。

一般的な週間スケジュールって、たとえば↓みたいにメモ欄が少なかったり、

普通の手帳

↓みたいに1日の流れが左から右になってることがほとんど。

普通の手帳

これはこれで使える!という人もいると思いますが、個人的にはラコニックのバーチカルレフト以上に使いやすいレイアウトは見つかっていません。

無理なく書き込めるし、メモ欄がたくさんあるのもToDoを管理するのに向いています。

文房具店の手帳コーナーで探すのもいいんですが、品切れしていることもあるのでAmazonで検索すると便利です。

ちなみに書き込むためのペンはジェットストリームが個人的に好きです。

今回はラコニックの手帳を使い、ToDoリストとスケジュールを一括管理する方法を紹介していきますね。

ToDoリストの問題点

ToDoリストの問題点は次の通り。

  • どれから手をつけていいか優先順位がわかりづらい 
  • ToDoリストがあちこち散らばる
  • 難易度が高いタスクは後回しにしてしまう

ToDoリストはやるべきことをズラッと書き並べることが多いため、どれから処理していけばいいかわかりづらいんですよね。

しかも思いついた時にノートやメモ帳、ふせんなどあらゆる所にToDoリストを作ってしまうと、何がどこにあるか把握するのが難しくなります。

さらに、心理的にも体力的にも手強いToDoの場合(例えばジョギングする、テスト勉強するなど)、どうしても後回しにしがちになりませんか?

やりやすいToDoばかり先に済ませるので、気が重たいToDoを後回しにし、気付いたら結局なにもしないまま時間だけ過ぎていくという悪循環になってしまいます。

対応策

これらの悪い点を克服し、ToDoリストとスケジュールを上手に活用するには次のことを頭に入れておく必要があります。

  • タスクに優先順位をつけ、計画的に実行する
  • 行動予定をあらかじめ決めておく
  • ToDoリストの難易度を下げ、実行しやすくする
  • 1つの情報源にまとめる
  • リストを定期的に見直して整理する

ToDoリストの一番の問題点は優先順位が見えづらいことなので、ToDoを書き出したあとはそれをいつ実行するかスケジュールに落とし込みます。

また、いつまでもToDoが残ってしまう場合は行動しやすいレベルのタスクまで細分化します。

手帳(今回はラコニック)にToDoとスケジュールを一括管理できるのでバラバラになる恐れがなく、手帳を見返す習慣を身につけることでToDoの整理もできますね。

ToDoとスケジュール帳を活用する具体的な方法

それではTodoリストとスケジュール帳の具体的な活用方法を紹介していきます。

【1】ウィークリーの右ページにToDoを書き出す

まずはウィークリーのメモページに全てのToDoを書き出していきます。

チェックボックス□を書くのと、その隣に数字を振っておきましょう。

この時、1つのToDoは30分以内に完了できるタスクにしておきましょう。

30分以上かかる場合は2つ以上のToDoに分けておきます。

ToDoが多すぎて書くスペースが無くなったら、大きめのふせんに書いて貼っておきましょう。

【2】ウィークリーの左ページに行動スケジュールを書く

左ページのタイムスケジュールに、いつどの時間帯に何のToDoを実行するかを数字で書きます。

手帳で行動を管理する

数字で表現するのは書くスペースの都合のためです。

理想は日曜の夜に向こう1週間分の予定を決めてしまうことです。

さすがに1週間分のToDoを埋めるのはキツイという人は、最低限でも翌日のToDoは決めるようにします。

【3】ToDoを実行する

あとは決めた予定に従ってToDoのタスクをこなしていきます。

消化できたら右ページのToDoリストのチェック欄にチェックを入れ、お好みで赤線を引っ張っておきましょう。

チェックリストを消す

計画よりも早い時間にToDoを消化できた場合、新しいToDoをどんどん消化していきましょう。

【4】残ったToDoは日曜の夜に次週に転記

1週間を終えて残ったToDoは日曜の夜に次週のウィークリーページのメモ欄に全て転記します。

手書きで書くというのが実はポイントで、1つ1つ項目を確認しながら書くと「本当にこれ必要だっけ?」と自問自答することができるんですよね。

ToDoを管理して得られるメリット

ToDoリストに時間を付けて管理するのは一見すると手間なんですが、これを続けていると色々なメリットを感じます。

行動のブレが少なくなる

次に何をするべきか明確になっているので、ダラダラしたり怠けることが少なくなりました。

効率的に動けるようになる

次に何をやろうか・・・と無駄に考える時間がなくなるので、効率的に動けるようになりました。

規則正しい生活になる

予定に沿って行動することで、生活にメリハリが生まれ、規則正しい生活になりました。

達成感がある

ToDoリストの醍醐味でもある達成感。タスクにチェックを入れるとちょっとした達成感があるんですよね。

習慣づくりはToDoの連続

ToDoを管理すると習慣をつくることができます。

例えば僕の場合はブログを書くことがすでに習慣として出来上がってます。

今は特に意識しなくても、ブログに関する作業を毎日こなすのは自分の中で習慣になっています。

習慣をつくるためには決まった行動を毎日続けることが大原則なんですが、そのためにもToDo管理は最適です。

1週間の予定を決める時に、習慣にしたい行動(ToDo)をスケジュールに組み込んでおけば、あとはそれに従って行動するだけ。

3週間おなじ行動を続けることができれば、無理なく習慣として落とし込むことができるでしょう。

この時のコツは【1つのToDoは出来る限り小さいタスクにすること】です。

この辺の詳しいことはこちらの「小さな習慣」で紹介されているので、ぜひ読んでみてください。良書です。

ToDoリストの究極版はフランクリンプランナー

今回紹介したToDoリストとスケジュール管理を突き詰めていくと、フランクリンプランナーの考え方にたどり着きます。

フランクリンプランナーは【人生を管理するための手帳】として絶大な人気を誇る手帳で、お値段は1万円近くもする恐ろしく高級な手帳です。

が、しっかり使いこなすともの凄い効果を発揮する手帳でもあります。

フランクリンプランナー

フランクリンプランナーでは自分が大切にしている価値観にとことん向き合うことができます。

用意されたワークシートをこなしていくことで、こうなりたい、こういう人生を送りたいという価値観に沿った行動を取れるようになり、毎日が充実感に満たされ、エネルギーに満ち溢れ、理想的な日々を過ごせると言われています。

僕も昔フランクリンプランナーを使っていたことがありますが、とにかく管理することが多く、途中で投げ出しちゃいました・・・。

フランクリンプランナーの詳しいことはこちらにまとめているのでご覧ください。

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ToDoと上手に付き合おう

ここで紹介したのはあくまでも僕のやり方なので、使いやすいように自分なりにアレンジを加えて実践してみてください。

仕事やプライベートに振り回される人生ではなく、出来事を自分の管理下に置いて充実した日々を過ごしましょう!

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