こんにちは、パラレルブロガーのゆーすけ(@yusuke_plmrstn)です。
iPad Proを仕事で使い倒して業務効率化を図ることに力を注いできた僕ですが、ここ半年ほど実践してきてよかった方法をご紹介します。
せっかくiPad Proを持っているけど宝の持ち腐れ状態の人はぜひ参考にしてもらえれば幸いです。
iPad ProじゃなくてもOK
ここで紹介する方法はiPad Proを使っていますが、iPad／iPad miniとスタイラスペンを使えば実現可能です。
この記事の目次一覧
iPadPro × Apple Pencil × GoodNotes4
業種や職種の垣根を越えて多くの人に活用してもらえるであろう方法が、iPadPro、Apple Pencil、そしてGoodNotes4というアプリの組み合わせです。
この方法を使うことで次のことが可能になります。
- 全ての手書きメモを一か所に集約
- 資料を取り込んでメモ書き
- Google Drive、iCloudなどクラウドとデータ連携
- 手帳/スケジュール帳を組み込む
- 議事録の作成
要するにGoodNotes4にありとあらゆる情報を入れて管理することで、デスク周りの紙資料を減らしてペーパーレス環境を実現し、全てのデータをiPad Proだけで管理できるようになり、業務の効率化につなげてしまおうといいうわけです。
全ての手書きメモを一か所に集約
電話対応しながらメモを取ったり、取引先と面談しながらノートにメモをするシーンがありますが、その時に使うメモを全てiPadPro × Apple Pencil × GoodNotes4に置き換えましょう。
こうすることで「あのメモどこいったっけ？」ということがなくなります。
GoodNotes4は細かいフォルダ分けも可能なので、仕事内容ごとにメモを使い分けることができます。
資料を取り込んでメモ書き
GoodNotes4はPDF管理に優れたパフォーマンスを発揮するアプリです。
パワーポイントやエクセル資料をPDFに変換してGoodNotes4に取り込んでおけば、ペンでメモを書くかの感覚で資料にメモ書きできます。
ページの並び替え、コピー、削除、メモしたPDFのメール転送やプリントアウトもできるので、議事録作成や情報共有にも役立ちます。
Google Drive、iCloudなどクラウドとデータ連携
GoodNotes4で作成するデータは全てクラウドに自動バックアップされます（バックアップしない設定もできます）。
この機能を活用すると、例えば会議中にGoodNotes4で取るメモがリアルタイムでクラウドに反映されるため、部署共通のクラウド保存先を1つ割り当てておけば会議に参加してない人でも会議メモの内容を即座に知ることができます。
それに万が一のiPadPro紛失の時のバックアップにもなりますね。
手帳/スケジュールを組み込む
GoodNotes4そのものにスケジュール管理機能はありませんが、ネットで配布されているPDF手帳データやPDFスケジュール帳を組み込むことで簡単に一括管理することができます。
またはエクセルなどで自作した手帳もPDFにしてしまえば簡単に取り込むことができます。
ペンの色や太さも自由に変更でき、自分なりに見やすい手帳作りがiPad Proで実現できちゃうんです！
議事録の作成
GoodNotes4は基本的に手書きアプリなんですが、ちゃんとテキスト入力機能もあります。
Appleから販売されているSmartkeyboardのようなBluetoothキーボード付きカバーと一緒に使うことで、会議でもその場で議事録作成が可能になります。
会議終了とともに即座に議事録が出来上がるので、業務効率がアップしますね。
慣れるとめちゃくちゃ便利
iPadやiPad Proは数あるタブレットの中でも操作性がバツグンにいいことで知られています。
モッサリした動作もせずキビキビ反応してくれるので基本的にストレスを感じるシーンは少ないはず。
心配な点を挙げるとすれば、今までずっとノートやメモ帳など紙媒体を使って仕事をしていた人が（僕を含めて）ほとんどなので、それをいきなり電子化することによる違和感があることくらいでしょうか。
僕も最初の頃は上手に使いこなすことが出来ずしばらく紙媒体と併用しながら使っていました。
しかし意識して紙を使う頻度を減らし、配布された資料をPDFで取り込んだりフォルダ分けして使いやすいよう分類することで次第に体が慣れてきて、今ではすっかり生活の一部にiPad Proを組み込むことが出来るようになりました。
もちろん完全なペーパーレスの実現にまでは至ってませんが、1人業務改革とでもいいますが、まずは自分から始めることで周りにも良い影響を与えていこうと画策しています。
どうしてGoodNotes4を使うのか
iPadアプリには手書きアプリがたくさん用意されていますが、その中でも今回は敢えてGoodNotes4を使っています。
手書きアプリと言えば音声録音ができるNotabilityやEvernoteと連携できるPenultimateが有名ですが、個人的に音声録音もEvernoteも使わないというのが単純な理由です。
音声入力はひょっとすると会議で役立つかもしれませんが、無理に1つのアプリで管理しようとせず、標準アプリのレコーダーやその他アプリと併用すれば解決できそうですし。
それにGoodNotes4の書き心地は紙そっくりにリアルな筆跡を表現してくれます。
遅延もほとんど感じられず、使っていてストレスを感じるシーンがありません。
よく聞かれる疑問
iPad Proを仕事で使う上でよく聞かれる質問をまとめました。
iPadに書き込むとコツコツした感触が違和感ない？
はい、違和感あります。
僕が実際に使っているようなフィルムを貼ればある程度コツコツ感は軽減できますが、それでも紙と比べると違和感は残ります。
こればっかりは慣れるしかありません。
しずかな会議室や図書館だと音も多少聞こえるので気を使いますが、慣れるしかありません。
バッテリー切れたら使えないじゃん？
その通りです、バッテリーが無くなったら使い物になりません。
そうならないようにiPad(Pro)とスタイラスペンのバッテリー残量はしっかり管理しておきましょう。
iPad無くしたら情報が流出するんじゃ？
情報を1箇所に集約すればするほどiPadを無くした時の損失と情報漏えいの可能性が高まります。
ただしiPadは起動する時のロックをロックをかけることができるし、一定回数パスコードを間違えると本体のデータを自動削除する標準機能もあるので、少なくとも手帳やノートを置き忘れたことによる流出リスクよりはしっかり管理できると思っています。
それにデータは自動バックアップでクラウド保存できるので、完全なデータ紛失まではいきません。
周りからおかしな目で見られない？
周囲が紙媒体を使い続ける中で自分だけがiPadに書き込んでいると確かに不自然さはあります。
でもそれだといつまで経っても効率的にはなりません。
周りからおかしな目で見られることは覚悟の上で業務改善していくしかありません。
でも個人的な感想として、大半の人からはiPad使いこなしてる感があるということで好評価をもらってます。
自らがパイオニアとなって職場を改革していくしかないのです。
まとめ
最初は自分も周りも違和感を感じるかもしれませんが、使い続けるうちにこの便利さから離れられなくなることでしょう。
情報をiPadに集約することで情報の一元管理が可能になり、どこにいても必要な情報にiPadからアクセスできる便利さは紙にはない大きなメリットです。
今回紹介した方法はあくまでも手書きメインのやり方ですが、お好みでBluetoothキーボードと組み合わせても面白いかもしれませんね。
いろいろ試行錯誤して自分なりの使い方を身につけていきましょう！